myHOGAST – von A bis V

Seit September 2021 können die HOGAST-Mitglieder das neue Bestell- und Controllingtool myHOGAST nutzen. Das sich weitestgehend selbsterklärende System vereint alle Vorteile einer klassischen B2B-Plattform und eines E-Commerce Shops. Der Umstieg zu myHOGAST ist kinderleicht, denn ihre Zugangsdaten bleiben dieselben. Ebenso stehen ihnen jegliche historische Daten, (Bestell-)Listen und Statistiken weiterhin zur Verfügung.

A WIE ARTIKELSUCHE

Das zu finden, was man kaufen will, ist die Grundfunktion jedes E-Commerce-Shops. Das gilt auch für myHOGAST. Einfach in das große Feld im Kopfbereich der Seite das gesuchte Produkt eingeben, mit Entertaste oder roter Lupe bestätigen, und schon kann’s losgehen. myHOGAST weist immer die aktuellen Nettopreise aus, Rabatte sind bereits berücksichtigt.

Aber das HOGAST-System kann noch mehr: Gleich neben dem Hauptsuchfeld befindet sich das Lieferwagen-Symbol. Hier kann man gezielt nach bestimmten Lieferpartnern oder vordefinierten Warengruppen (Fleisch, Beleuchtung, …) suchen. Mit der blauen Lupe in der Menüleiste gelangt man zum Info-Bereich. Sie wollen zum Beispiel die Wissensseiten zum Thema Miet- und Lohnwäsche durchforsten? Dann sind Sie hier richtig.

C WIE CONTROLLING

Das Einkaufscontrolling, das im Menü „Werkzeuge“ zu finden ist, ist das perfekte Kontrollinstrument. In einer eigenen Matrix kann man die Zeitspanne sowie bei Bedarf einen bestimmten Lieferpartner oder Artikel für die Analyse auswählen. In der Auswertung, wahlweise im CSV-/Excel- oder PDF-Format, ist der Anteil der Warenkorb-, Sonderpreis- und Aktionsartikel ersichtlich.

Über das Pfeilmenü „myHOGAST“ (ganz oben rechts) kann man außerdem die Umsatzstatistik für den eigenen Betrieb abrufen. Diese Übersicht dient zum einen dazu, das Einkaufsvolumen insgesamt zu bewerten, gibt zum anderen aber auch Aufschlüsse über die zu erwartenden Boni.

L WIE LISTEN

Auf myHOGAST gibt es praktische Tools für die Anlage und Nutzung von Bestell-, Preisvergleichs- und Inventurlisten. Jeder beliebige Artikel kann mit wenigen Mausklicks
zu bestehenden Listen hinzugefügt oder als Ausgangspunkt für neue Listen verwendet werden (Mehrfachauswahl und anschließend Button unterhalb des Feldes „Bestellliste-Inventur-Preisvergleich“). Für Artikel, die in einer Bestellliste nicht mehr aktiv sind, schlägt myHOGAST automatisch einen Ersatzartikel vor.

Unter „Werkzeuge“ findet man die Inventur- und Preisvergleichslisten. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Listen zu kopieren. So kann man aus einer oder mehreren Bestelllisten jederzeit eine Inventurliste machen oder umgekehrt. Zudem können Nutzer mit mehreren Mitgliedsnummern Listen auch von einem Betrieb in den anderen übernehmen.

P WIE PREISVERGLEICH

myHOGAST bietet den Usern zahlreiche Möglichkeiten, ihren Einkauf mittels Preisvergleich zu optimieren. Bereits während des Bestellprozesses kann man dort, wo vom Lieferanten ein EAN-Code hinterlegt wurde, den EAN-Preisvergleich starten – dazu einfach auf die Artikelbezeichnung klicken und das entsprechende Feld auswählen.

U WIE USER

Welche Mitarbeiter sollen in Ihrem Betrieb mit myHOGAST arbeiten? Und welche Nutzerrechte sollen sie jeweils haben? Das können Sie mittels Benutzerverwaltung (myHOGAST-Menü rechts oben Einstellungen & Admin) festlegen. Jedenfalls sollte jeder User seinen eigenen Account haben; jedem Benutzer sind optional unterschiedliche Berechtigungen zuzuweisen und Sie können nachvollziehen, wer was wann bestellt hat.

V WIE VORKONTIERUNG

myHOGAST bietet die Möglichkeit der automatischen Vorkontierung. Generell erfolgt dieser Service gemäß dem Einheitskontenrahmen STAR, die Anpassung an den individuellen Kontenrahmen ist aber jederzeit möglich. Auf Wunsch übermittelt die HOGAST alle Daten im XML-Format, um sie direkt in die eigene Buchhaltungssoftware importieren zu können. Ihre Buchhaltung wird damit wesentlich entlastet

FÜNF TIPPS FÜR DIE ARBEIT MIT myHogast

1. BEQUEMES FINDEN

Im Hauptsuchfeld von myHOGAST kann man direkt Waren oder Kategorien wählen, die lieferantenübergreifend aufgelistet werden. Unterstützt werden die Nutzer durch Filter. Vorselektieren kann man zum Beispiel nachhaltige Produkte (Gütesiegel-Filter), bestimmte Angebote (Aktions- und Warenkorb-Artikel, Sonderpreise etc.), zuletzt gekaufte Artikel oder Wunschlieferpartner.

2. NIE MEHR ZU VIEL ZAHLEN

Wir bieten verschiedene Möglichkeiten, damit Sie rasch den passenden Artikel zum besten Preis finden. Die einfachste Möglichkeit: Bei allen Produkten mit hinterlegtem EAN-Code ist der „EAN-Preisvergleich“ verlinkt, mit dem die Preise anderer Partner für das gleiche Produkt abgerufen werden können.

3. AUSGELISTETE ARTIKEL

Immer wieder kommt es vor, dass Artikel von Lieferpartnern ausgelistet werden. Als Hinweis, dass es ausgelistete Artikel in einer Ihrer Listen gibt, werden die Liste und der Artikel mit einem roten Ausrufezeichen versehen. Statt ausgelisteter Artikel werden Ihnen andere Produkte beim selben Lieferpartner vorgeschlagen, die den bisherigen am ähnlichsten sind.

4. DIGITALE INVENTUR

Organisieren Sie Ihr Lager mit einer oder mehreren sinnvoll sortierten Inventurlisten – Sie haben damit die Basis geschaffen, Ihre Inventur einfach, schnell und nahezu papierfrei durchzuführen. Je nachdem, wie es für Sie am effektivsten ist, können Sie:

• die Inventurliste drucken, die Mengen manuell eintragen und nachträglich auf myHOGAST übertragen
• die Inventurliste am Tablet nutzen und Mengen direkt eintragen unsere App verwenden – auch offline – und Mengen in myHOGAST hochladen.

5. ANFRAGEN-INFOSYSTEM

Im myHOGAST-Menü „Werkzeuge“ finden Sie das Anfragen-Infosystem. Hier erhalten Sie einen Überblick über alle laufenden Anfragen. Sie sehen, welche Anfragen Sie an die HOGAST gerichtet
haben, welcher HOGAST-Mitarbeiter damit betraut ist und den momentanen Status (z. B. „in Bearbeitung“ oder „Auftrag erteilt“). Außerdem sind alle relevanten Dokumente wie Angebote und  Preisvergleiche hinterlegt und für Sie abrufbar.

Sie haben Fragen zu myHOGAST?

Unser Helpdesk steht Ihnen unter +49 (0)89 / 649860-68 oder
myhogast@hogast.de zur Verfügung.

Sie wollen das volle Potenzial von myHOGAST kennenlernen und nutzen? Dann kontaktieren Sie Ihren Einkaufsberater, der Sie gerne in Ihrem Betrieb besucht und Ihnen das System im Detail erstellt.

Bilder: HOGAST, Getty Images

12. Juli 2022