Papierlose Buchhaltung mit der HOGAST

Neben Top-Konditionen profitieren die HOGAST-Mitglieder von einer Fülle weiterer Serviceleistungen, hierzu gehört auch die Vorkontierung. Schon jetzt macht die Mehrheit der Mitglieder Gebrauch von diesem komfortablen Dienst. Hinzu kommt nun eine neue, kostenlose Dienstleistung der HOGAST-Gruppe: Saldomitteilungen im XML-Format.

Wenn Christian Bründlinger aus seiner Anfangszeit als HOGAST-Buchhalter erzählt, dann ist ihm unter anderem die immens hohe Menge an Rechnungsbelegen im Gedächtnis geblieben. Doch solche Papierstapel gehören in der modernen Buchhaltung der Vergangenheit an. Die fortschreitende Digitalisierung verändert das Geschehen, und die Buchhaltung der Einkaufsgesellschaft bleibt dabei stets einen Schritt voraus – zum Vorteil aller Mitglieder.

„Der große Vorteil der HOGAST-Unternehmensgruppe besteht für die Buchhaltung darin, dass alle Eingangsrechnungen nicht nur im PDF-Format, sondern auch in strukturierter Form als XML-Datei vorliegen“, berichtet Christian Bründlinger im Gespräch mit der plus.punkt-Redaktion. Dies ermöglicht die direkte Übertragung von vorkontierten Belegen aus dem HOGAST-System in die Buchhaltung des Mitglieds mittels einer speziellen Schnittstelle des Softwareherstellers. „Das sorgt für eine einfachere und effizientere Bearbeitung, insbesondere wenn man bedenkt, dass wir im Geschäftsjahr 22/23 rund 1,2 Millionen Ausgangsrechnungen hatten“, so der Buchhalter.

Ergänzend zu diesem langjährigen Vorteil bietet die HOGAST ab sofort auch die PDF-Saldomitteilungen im bewährten XML-Format an. Das große Plus für unsere Mitglieder: Die bezahlten Rechnungen der HOGAST-Saldomitteilungen werden nun nicht mehr manuell in der Benutzersoftware ausgeglichen, sondern vollautomatisch! Das Mitglied muss die Ausgleichsbuchung nur noch prüfen. Wie Christian Bründlinger treffend zusammenfasst: „Unser Ziel ist es, das Arbeiten zu erleichtern.“

Wegbereiter für dieses Projekt war das HANDOVER-Mitglied Caritas, das in der XML-Saldomitteilung eine große Arbeitserleichterung sah und den entscheidenden Impuls für die Realisierung lieferte. Erneut ein eindrucksvolles Beispiel für die optimale und produktive Zusammenarbeit zwischen der HOGAST-Unternehmensgruppe und ihren engagierten Mitgliedern.

Auch dank zweier HOGAST-Softwarepartner ist die XML-Saldomitteilung Realität geworden – BMD (HOGAST-Lieferpartner) und SCHWEIGHOFER (WIN1A-FIBU) bieten dieses Feature neu an.

Die XML-Saldomitteilungen werden von der HOGAST dreimal monatlich nach dem Abschluss des Bankeinzugs zugestellt – direkt per E-Mail an das Mitglied oder parallel an die Steuerberatungskanzlei. Durch BMD und SCHWEIGHOFER wird die XML-Saldomitteilung nahtlos importiert und die dazugehörigen bezahlten Rechnungen automatisch abgestimmt und ausgebucht. Die Saldomitteilungen für die Offene-Posten-Buchhaltung sind auch im PDF-Format erhältlich. Und die vertraute HOGAST-Abrechnung erfolgt weiterhin im bekannten Prozess.

Möchten Sie die Digitalisierung des Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen vorantreiben? Dann kontaktieren Sie die Ansprechpartner in der HOGAST-Gruppe:

CHRISTIAN BRÜNDLINGER
Buchhaltung
T: +49 (0)89 401144-354
christian.bruendlinger@hogast.at

ELISABETH MÜHLBACHL
Buchhaltung
T: +49 (0)89 401144-605
elisabeth.muehlbachl@hogast.at

Vorteile der Vorkontierung durch die HOGAST:

• Die Rechnungen der Lieferpartner werden direkt an die HOGAST gesendet und von den Fachabteilungen gründlich auf Preise und andere relevante Faktoren geprüft.
• Im Anschluss sorgt die HOGAST-Buchhaltung für eine nahtlose Fakturierung Ihrer Einkäufe. Indem wir diese pro Lieferpartner zusammenfassen, liefern wir Ihnen eine übersichtliche Ausgangsrechnung.
• NEU: Mit Hilfe der XML-Saldomitteilungen werden Rechnungen nun automatisch abgeglichen. Der zeitraubende Prozess der manuellen Zahlungszuordnung durch Ihren Steuerberater oder Buchhalter gehört der Vergangenheit an.
• Sie müssen lediglich die Prüfung der Vorkontierung vornehmen.

Fotos: Getty Images/Bluforce
Text: Nicole Beuther

2. April 2024