Wir stellen sicher, dass Sie keinen Euro zu viel zahlen

Bei der HOGAST erhalten wir monatlich über 20.000 F&B-Rechnungen, von denen einige fehlerhaft ausgestellt sind. Aber keine Sorge, dank unserer Expertise in der F&B-Rechnungskontrolle finden wir selbst kleinste Rabatt- und Preisfehler und fordern den Lieferpartner zur Erstattung auf.

Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Der Lieferpartner muss die elektronische Anbindung abgeschlossen haben, so dass elektronische Rechnungen und Artikelstammdaten übermittelt werden. Zudem dürfen keine „nicht darstellbaren Rabatte“, wie Naturalrabatte, mit dem Lieferpartner vereinbart sein. Nur unter diesen Voraussetzungen kann die HOGAST effektiv überprüfen, ob Preise und Rabatte korrekt verrechnet wurden. Bitte beachten Sie, dass es uns leider nicht möglich ist, die Rechnungen hinsichtlich der korrekten Menge zu kontrollieren – diese Verantwortung liegt bei der Warenannahme im Mitgliedsbetrieb.

Die F&B-Rechnungskontrolle umfasst drei Schritte:

1. Rechnungen, die Unstimmigkeiten wie höher verrechnete Preise oder nicht berücksichtigte Rabatte aufweisen, werden an den verantwortlichen HOGAST-Mitarbeiter weitergeleitet. Die Verantwortlichkeit wird entsprechend dem jeweiligen Lieferpartner oder der Warengruppe bestimmt. Alle korrekt oder für unser Mitglied günstiger ausgestellten Rechnungen werden nahtlos durch unser Kontrollsystem geleitet.
2. Der Mitarbeiter kontrolliert den Preis- oder Rabattfehler und sendet an den Lieferpartner eine Anforderung über die Differenzgutschrift. Die Rechnung wird bis zur Klärung bzw. Übersendung der Gutschrift durch den Lieferpartner von der Zahlung zurückgestellt.
3. Sobald der Lieferpartner die Gutschrift ordnungsgemäß an die HOGAST weiterleitet, sorgen wir für die korrekte Zuordnung und geben die Rechnung zur Zahlung frei. Damit stellen wir sicher, dass keine Gutschrift verloren geht. Sollten Differenzen auftauchen, für die der Lieferpartner keine Gutschriften ausstellt, könnte es sich um individuelle Sonderpreise handeln, die zwischen Ihnen und dem Lieferpartner vereinbart, aber nicht an die HOGAST weitergegeben wurden. Auch hier haben wir eine Lösung: Wenn Sie von Sonderpreisen bei HOGAST-Lieferpartnern profitieren, dann können Sie unser myHOGAST-Tool Sonderpreiskontrolle nutzen (Werkzeuge/Sonderpreis-Info). Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse in diesem Tool ein und stellen Sie sicher, dass die Sonderpreise vom Lieferpartner an die HOGAST gemeldet werden. Nur so werden die Sonderpreise in unserer F&B-Rechnungskontrolle berücksichtigt.

WALTER HÖRBINGER, MAS
Bereichsleiter Food & Beverage
T: +49 89 401144-151
walter.hoerbinger@hogast.de

HOGAST-TIPP:

In myHOGAST finden Sie im Menü „Unsere Dienstleistungen“ unter „Food & Beverage/Rechnungskontrolle“ die Auswertung „Ansicht Rechnungskontrolle“. Diese beinhaltet eine Auflistung jener Lieferanten, die bei Ihnen häufig Preis- oder Rabattfehler verursachen.

Foto: bluforce

7. Juni 2024